8.9.16

organizar, organizar, organizar.

Como se aproxima o regresso às aulas, e se não, como se aproxima o regresso ao trabalho, e se ainda assim, não te encontrares em nenhum dos casos referidos: apenas porque a vida é mais fácil se formos um pouco mais organizados decidi partilhar alguns dos truques que experimentei ao longo dos últimos anos e que realmente me facilitaram a gestão do dia-a-dia. Não que eu seja a Miss Organização mas conciliei dois trabalhos (um praticamente a full-time) e uma licenciatura no ensino superior durante algum tempo e tinha que me manter organizada e saber a quantas andava para conseguir bons resultados. Estas foram algumas das coisas que experimentei e que realmente resultaram para mim, nisto de organizar é preciso estar atento ao que os outros fazem e ver se resulta para nós e como. 



Agenda
Em papel ou uma aplicação para o teu telemóvel é importante que exista um local onde se pode apontar e consultar datas. O que deves apontar numa agenda? Tudo. Exames, frequências, consultas, trabalhos de grupo... Mas não basta apontar que tenho uma frequência dia 10 de Fevereiro na agenda e seguir na minha vida e só me voltar a cruzar com essa informação nesse mesmo dia. Se preciso de dez dias para estudar para essa mesma frequência no dia 1 de Fevereiro eu vou escrever 'Estudar para frequência X - dia 10 de Fevereiro'. Eu sou muito boa para decorar datas, mas para quem não o é, ajuda se colocarem a data em vários locais e assim será mais fácil de memorizar. 
p.s.: se eu tivesse que estudar esses dez dias para a tal frequência eu iria escrever essa tarefa todos os dias em que o queria fazer, para não marcar coisas sem contar que durante uma/duas/três horas eu estava ocupada a estudar.


Tarefas Diárias
Depois de terem trabalhado a primeira parte com cabeça e saberem que as vossas tarefas 'menos' importantes ou mais diárias não vão atrapalhar as tarefas de maior prioridade podem (e devem) organizar listas diárias de tarefas que têm para fazer. Nestas listas irão aparecer as que marcaram anteriormente (a tal de estudar com dez dias de antecedência) mas também, por exemplo 'Enviar fotografias para a minha irmã' ou 'Enviar currículo para loja X'. 



Como é que eu faço?
Tanto numa situação como na outra eu desisti do papel (pelo o peso, pelo o ambiente, porque não é tão prático e porque sim) e uso duas aplicações para o efeito: Todoist (versão gratuita) e o Google Keep. No todoist eu coloco as tais mini tarefas (estudar para tal frequência) e também organizo as listas diárias durante uma semana. Dá para marcar o dia em que queremos fazer a tarefa, adiar com facilidade e temos acesso ao plano de sete dias. O google keep eu utilizo para tudo o resto: Uma agenda anual (as consultas, os exames, as sessões) que mantenho sempre essa lista visível e todas as minhas outras listas: compras, séries, publicações, filmes, pequenos apontamentos e até rascunhos de publicações (dá para organizar com etiquetas, o que é bom para que só sejamos 'perturbados' com essas listas no momento em que as queremos ver). Outro ponto a favor nestas duas aplicações é que posso utiliza-las no computador e no telemóvel. Assim, tenho a garantia de conseguir sempre aceder com rapidez e facilidade às minhas tarefas, não me irei esquecer de adicionar ou remover tarefa e utilizo a plataforma que me convir melhor em cada situação). 



Como definir quais as nossas tarefas para o dia
Ok, depois de apontarmos aquelas tarefas que não podemos adiar - o tal estudar para a frequência com dez dias de antecedência - passamos à fase de escolher as nossas tarefas diárias e não esquecendo de tirar a meia hora para acordar, o tempo que nos demoramos a arranjar, nas refeições, o café com os amigos, o tempo de chegar à escola... estamos prontos para organizar uma semana: 

- É preferível optar por pequenas tarefas e possíveis de realizar entre meia-hora a uma hora. De outra maneira podemos cair no erro de andar meses com as mesmas tarefas e não chegar um bom porto, nem nos sentirmos produtivos. Ex.: 'Arrumar a sala' em vez de 'Arrumar a casa' & 'Fotografia para publicação organizar' + 'Escrever publicação Organizar' em vez de 'Publicação Organizar'. Pois as duas coisas são feitas em situações e momentos diferentes e por isso merece cada uma o seu espaço e tempo, também será mais fácil para mim não me esquecer que preciso de tirar uma fotografia para que possa tirar isso da minha mente. 

- No entanto, quando eu tenho uma tarefa que eu sei que me vai demorar mais tempo: Estudar ou fotografar uma família eu coloco à frente o tempo, para saber que nesse dia tenho o número de tarefas mais limitado. Ex.: 'Sessão Santiago - 2H'

- Evitar acrescentar tarefas ao longo do dia. Tarefas infinitas e dias que parecem nunca acabar. É importante termos tempo para descansar. Ver televisão, ler um livro, andar pelas redes sociais só porque sim! Eu organizo o dia na noite anterior ou durante o pequeno-almoço (como utilizo a aplicação todoist, quando falo em organizar o dia falo em: verificar se tenho todas as condições para realizar as tarefas que já estão lá, se há algo para acrescentar, se há algo para adiar, se ficou algo para fazer do dia anterior e também tento organizar pela ordem irei fazer as tarefas). Por isso, exemplo, se depois de eu acabar de escrever esta publicação tiver uma ideia brilhante para outra eu tenho que resistir à tentação de acrescentar ao dia de hoje porque 1) ou não a fazer fazer e vou acabar por adiar, 2) irei adiar outra coisa qualquer que me tinha proposto fazer hoje ou 3) irei fazer tudo mas não tive tempo para outras coisas que também gosto de fazer como caminhar, sair para fotografar, ler... Por isso, a atitude mais sensata é procurar colocar num outro dia que esteja mais vazio.

- O segredo dos quinze minutos! No Google Keep eu mantenho duas listas '15 minutos no computador' e '15minutos'. O que aponto nestas listas? Mini tarefas como 'organizar o ambiente de trabalho', 'fazer back-up de fotografias' e 'limpar o pó da sala', 'fotografar porta azul na rua X'. De dois em dois dias (de preferência) tiro quinze minutos (ou meia hora se quiser passar os olhos pelas duas listas) para fazer o máximo de tarefas que conseguir. (por exemplo, enquanto espero pelo o almoço, ou por alguém que vem ter a minha casa e ainda tenho esse tempinho extra) Por norma, faço muito mais do que estou à espera e facilito muito o meu dia-a-dia. Nestas listas eu coloco aquelas pequenas coisas que por vezes temos super preguiça de fazer porque não são assim tão importantes e adiamos, adiamos para sempre, mas sabe bem saber que as minhas fotografias estão a salvo no meu disco e que se procurar ficheiro X será mais fácil de encontrar, não é mesmo?


Projetos grandes
Tudo o que vou dizer a seguir, acho que vai contrariar um pouco das ideias que partilhei nos pontos anteriores, mas foi algo que experimentei e que me ajudou muito e achei que valia a partilha. Quando estava a trabalhar no meu projeto de final de curso senti necessidade de arranjar uma agenda em papel. Acabou por ser um pequeno bloco que era uma espécie de bíblia do meu projeto. De esboços, rabiscos, listas de coisas a fazer, coisas feitas, pesquisas a fazer, pessoas com quem falar. Como era um projeto um bocadinho maior do que estava habituada a fazer, envolvia muito mini tarefas, tarefas de dias (como pesquisa e reflexão sobre a mesma) muitas pessoas, exigia imenso da minha atenção e memória comecei a sentir-me ansiosa e pouco produtiva porque podia dedicar um dia inteiro ao projeto e sentir que não tinha avançado em nada: que não tinha feito nada! Por isso, senti necessidade de deixar o registo da evolução das coisas. Acho que diariamente isso é apenas lixo visual e então as aplicações que referi servem-me bem, pois depois de feito posso eliminar e não ser incomodada de novo com informação desnecessária. 

1 comentário

  1. Adoro tanto, obrigada por partilhares connosco os teus truques!
    Onde é que fazes os gifs, estão fantásticos!!

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