TABELAS | ORGANIZATION IS THE NEW SEXY

Em março descobri estas tabelas para organizar as tarefas diárias-semanais-mensais e foi a minha melhor descoberta. Queria (e quero) ter partilhado com vocês logo no inicio de maio, mas maio foi o mês da confusão e a minha agenda ficou quase igual ao que começou (ups!). 

Para usarem estas tabelas e organizarem a vossa vida têm só que escolher as tarefas (eu tenho os hábitos diários e as limpezas semanais) e colocar de lado. Depois cada linha corresponde a um dia (ou a uma semana). Quando fazem a tarefa podem preencher com uma cor, um desenho, uma linha, um ponto (aí já vai da imaginação de cada um) e no final do mês/ano têm uma visão muito rápida daquilo que devem melhorar e das áreas em que realmente cumpriram o que desejaram!

Outra coisa, especialmente para os hábitos diários/mensais, tento ter uma visão positiva das coisas. Ou seja, em vez de apontar o dias em que como fast food, aponto os dias em que não como fast food e assim valorizo mais os bons comportamentos do que me castigo pelos os maus! Afinal a agenda é para nos ajudar a sermos a pessoa que queremos e não para nos deprimir ao final do dia. 

JANEIRO 2017 | ORGANIZATION IS THE NEW SEXY

AGENDA 2017 | ORGANIZATION IS THE NEW SEXY

Tão importante como o interior de uma agenda é o seu exterior e eu já tratei de fazer uma capa toda cheia de coisas bonitas como eu gosto. Desta vez também acrescentar um bolso anterior para guardar o aristo, stickers, post-its. Estou muito orgulhosa da minha capa tão mimosa e sempre quis roubar este botão~urso à minha mãe e fazer algo de giro com ele!

Nota: já espreitaram a mau humor? Também podem ter blocos & agendas personalizadas e giras!

new in | organization is the new sexy

Duas notas antes de começarmos: organization is the new sexy é a label que tenciono usar para vos mostrar as coisas relacionadas com a minha maneira de me organizar ~bujo, armários, escola, vida no geral ~ e segundo: parece que tenho muita coisa nova ~oh e é verdade~ mas as coisas foram compradas em dezembro como uma prenda de natal do L. e foram chegando em Janeiro para a minha agenda de 2017 e agora estou a fazer um exercício de poupança em que não vou comprar coisas bujo-related durante bastante tempo.

WASHITAPE

A minha colecção de washitape foi crescendo ao longo dos anos e cada fico mais orgulhosa pois está a tornar-se num conjunto muito bonito. No entanto, este ano queria focar-me mais nos tons azuis e não tinha nada que pudesse usar, assim fui à procura de washitape desses tons e depois juntei mais algumas apenas porque são super engraçadas ~já que era a prenda de natal do L. podia incluir giras-só-porque-sim.

nota: no inicio tinha sempre receio de usar as washitape porque eram tão giras e queria guarda-las para sempre ~porque podia precisar delas para algo mesmo fixe~ mas, quer dizer, não é bem esse o propósito de ter coisas bonitas certo?

POST-IT 

Para juntar aos post-its que comprei em Dezembro ~e que sei que vou ficar super triste quando acabarem~ o L ofereceu-me estes mini-stickers para usar para identificar chamadas por fazer, as horas de algum evento a não esquecer, etc. Também esses dedos ~totalmente escolhidos pelo o L~ para identificar as páginas com weekly view. São tão engraçados! 

BOLSA
Disse à minha irmã que precisava de uma bolsa/envelope e ela comprou-me esta de gatinhos. Neste momento está a servir de mini-kit com o essencial para a agenda. Com o passar dos meses, logo se vê. Mas é para manter. Gira, prática e grande sem ocupar espaço. 

agendar dois mil e dezassete

Lembram-se quando falei dos últimos meses de 2016 e de como andava a testar o bullet journal? Sim? Ok. (se estão esquecidos ou não viram foi aqui). Decidi juntar todas as ideias que já tinha do passado e do mais tinha gostado no bullet journal para criar uma agenda para 2017 que realmente fizesse sentido e fosse possível adaptar ao ano que me espera (que para já estou um pouco sem pistas do que será verdadeiramente). Comecei logo a colocar algumas ideias em prática em Dezembro e houve muito que já fui mudando desde que tirei estas fotografias (ups?). Para já vou falar-vos um bocadinho desde meu inicio e no final de Janeiro volto a tocar neste assunto. De acordo?

 

A principal mudança é que mudei de um caderno de folhas lisas para um capa onde podia ter separadores e váripos tipos de folhas. Os motivos porque decidi fazer esta mudança?

Primeiro, posso separar a minha vida em separadores e não em collections* num index* que nunca funcionou com a minha cabeça ansiosa. Assim, criei diferentes separadores das áreas que achei importante manter em controle no próximo ano e fiz os meus próprios separadores (porque não gosto muito daqueles super coloridos que se vendem em quase todo o lado).
*bullet journal talk

Segundo, posso adicionar e subtrair as folhas que me apetece e que devo em qualquer altura. Talvez daqui a uns meses não me interesse carregar com dezembro ou o separador escola deixe de fazer sentido, certo? Por outro lado, posso envolver-me num qualquer outro projeto que se justifique ter o seu próprio separador. (ah! como fui eu que fiz os separadores basta encontrar uma cartolina da mesma cor e substituir!)

Terceiro, posso ter vários tipos de folhas. Assim, também tenho folhas de desenho e de linhas para poder escrever quando me apetece.
nota: percebi no outro dia porque não me encontrava muito feliz com as folhas que tinha comprado: a margem que delimita a folha acaba por estragar maior parte das coisas que quero fazer e rouba-me espaço se as decidir respeitar. entretanto, já encontrei as folhas que queria e em Fevereiro irei optar por as usar. vamos ver como corre!

Entretanto, para além da minha capa e folhas também comprei alguns envelopes de plástico onde posso guardar alguns dos meus posts-its e stickers preferidos e também faturas e coisas do género.

Depois foi só passar as coisas mais importantes do velho notebook, decorar os separadores (algo ainda em processo que faço nos dias mais aborrecidos) e começar o ano. Para começar uma frase daquelas pipis que nos inspira ~mas confesso que gosto em particular desta e achei que fazia todo o sentido~, um calendário de todos meses e os acontecimentos mais importantes identificados com cores diferentes (agora também acompanhado de uma lista dos objetivos de 2017 que gostaria de alcançar ~para relembrar várias vezes) e depois entramos em dezembro. quanto ao resto? fica para o final do mês. 

Sobre Dezembro? A minha irmã mais velha disse que o separador não estava lá muito giro e passei o mês todo o a recordar esse dia. mas descansem, só me fazia rir, pois até ela ter dito alguma coisa eu até estava bastante satisfeita com o resultado e depois passei o mês todo a pensar «mas eu até acho que está giro. será?», comprei uns mini-autocolantes de várias cores, redondinhos para identificar os diferentes eventos no calendário do mês, não variei os layouts que já tinha usado até então, mas acrescentei o lar doce lar para saber o que estava feito ou o que queria fazer em cada semana. 

os últimos meses de dois mil e dezasseis.

Estes últimos meses tenho trabalhado em vários projetos em simultâneo e de diferentes dimensões decidi passar das listas e das aplicações no telemóvel para uma agenda em papel. O método é inspirado nas teorias do bullet journal e tenho organizado as semanas ao domingo. Para já está tudo a correr ok e têm sido tempos produtivos. Para já ainda estou a decidir quais as páginas mais importantes para mim, qual o layout e design que melhor se adequa ao meu dia e ao meu perfil. Em breve partilho um pouco mais.

organizar, organizar, organizar.

Como se aproxima o regresso às aulas, e se não, como se aproxima o regresso ao trabalho, e se ainda assim, não te encontrares em nenhum dos casos referidos: apenas porque a vida é mais fácil se formos um pouco mais organizados decidi partilhar alguns dos truques que experimentei ao longo dos últimos anos e que realmente me facilitaram a gestão do dia-a-dia. Não que eu seja a Miss Organização mas conciliei dois trabalhos (um praticamente a full-time) e uma licenciatura no ensino superior durante algum tempo e tinha que me manter organizada e saber a quantas andava para conseguir bons resultados. Estas foram algumas das coisas que experimentei e que realmente resultaram para mim, nisto de organizar é preciso estar atento ao que os outros fazem e ver se resulta para nós e como. 

Agenda

Em papel ou uma aplicação para o teu telemóvel é importante que exista um local onde se pode apontar e consultar datas. O que deves apontar numa agenda? Tudo. Exames, frequências, consultas, trabalhos de grupo... Mas não basta apontar que tenho uma frequência dia 10 de Fevereiro na agenda e seguir na minha vida e só me voltar a cruzar com essa informação nesse mesmo dia. Se preciso de dez dias para estudar para essa mesma frequência no dia 1 de Fevereiro eu vou escrever 'Estudar para frequência X - dia 10 de Fevereiro'. Eu sou muito boa para decorar datas, mas para quem não o é, ajuda se colocarem a data em vários locais e assim será mais fácil de memorizar. 

p.s.: se eu tivesse que estudar esses dez dias para a tal frequência eu iria escrever essa tarefa todos os dias em que o queria fazer, para não marcar coisas sem contar que durante uma/duas/três horas eu estava ocupada a estudar.

Tarefas Diárias

Depois de terem trabalhado a primeira parte com cabeça e saberem que as vossas tarefas 'menos' importantes ou mais diárias não vão atrapalhar as tarefas de maior prioridade podem (e devem) organizar listas diárias de tarefas que têm para fazer. Nestas listas irão aparecer as que marcaram anteriormente (a tal de estudar com dez dias de antecedência) mas também, por exemplo 'Enviar fotografias para a minha irmã' ou 'Enviar currículo para loja X'. 

Como é que eu faço?

Tanto numa situação como na outra eu desisti do papel (pelo o peso, pelo o ambiente, porque não é tão prático e porque sim) e uso duas aplicações para o efeito: Todoist (versão gratuita) e o Google Keep. No todoist eu coloco as tais mini tarefas (estudar para tal frequência) e também organizo as listas diárias durante uma semana. Dá para marcar o dia em que queremos fazer a tarefa, adiar com facilidade e temos acesso ao plano de sete dias. O google keep eu utilizo para tudo o resto: Uma agenda anual (as consultas, os exames, as sessões) que mantenho sempre essa lista visível e todas as minhas outras listas: compras, séries, publicações, filmes, pequenos apontamentos e até rascunhos de publicações (dá para organizar com etiquetas, o que é bom para que só sejamos 'perturbados' com essas listas no momento em que as queremos ver). Outro ponto a favor nestas duas aplicações é que posso utiliza-las no computador e no telemóvel. Assim, tenho a garantia de conseguir sempre aceder com rapidez e facilidade às minhas tarefas, não me irei esquecer de adicionar ou remover tarefa e utilizo a plataforma que me convir melhor em cada situação). 

Como definir quais as nossas tarefas para o dia

Ok, depois de apontarmos aquelas tarefas que não podemos adiar - o tal estudar para a frequência com dez dias de antecedência - passamos à fase de escolher as nossas tarefas diárias e não esquecendo de tirar a meia hora para acordar, o tempo que nos demoramos a arranjar, nas refeições, o café com os amigos, o tempo de chegar à escola... estamos prontos para organizar uma semana: 

- É preferível optar por pequenas tarefas e possíveis de realizar entre meia-hora a uma hora. De outra maneira podemos cair no erro de andar meses com as mesmas tarefas e não chegar um bom porto, nem nos sentirmos produtivos. Ex.: 'Arrumar a sala' em vez de 'Arrumar a casa' & 'Fotografia para publicação organizar' + 'Escrever publicação Organizar' em vez de 'Publicação Organizar'. Pois as duas coisas são feitas em situações e momentos diferentes e por isso merece cada uma o seu espaço e tempo, também será mais fácil para mim não me esquecer que preciso de tirar uma fotografia para que possa tirar isso da minha mente. 

- No entanto, quando eu tenho uma tarefa que eu sei que me vai demorar mais tempo: Estudar ou fotografar uma família eu coloco à frente o tempo, para saber que nesse dia tenho o número de tarefas mais limitado. Ex.: 'Sessão Santiago - 2H'

- Evitar acrescentar tarefas ao longo do dia. Tarefas infinitas e dias que parecem nunca acabar. É importante termos tempo para descansar. Ver televisão, ler um livro, andar pelas redes sociais só porque sim! Eu organizo o dia na noite anterior ou durante o pequeno-almoço (como utilizo a aplicação todoist, quando falo em organizar o dia falo em: verificar se tenho todas as condições para realizar as tarefas que já estão lá, se há algo para acrescentar, se há algo para adiar, se ficou algo para fazer do dia anterior e também tento organizar pela ordem irei fazer as tarefas). Por isso, exemplo, se depois de eu acabar de escrever esta publicação tiver uma ideia brilhante para outra eu tenho que resistir à tentação de acrescentar ao dia de hoje porque 1) ou não a fazer fazer e vou acabar por adiar, 2) irei adiar outra coisa qualquer que me tinha proposto fazer hoje ou 3) irei fazer tudo mas não tive tempo para outras coisas que também gosto de fazer como caminhar, sair para fotografar, ler... Por isso, a atitude mais sensata é procurar colocar num outro dia que esteja mais vazio.

- O segredo dos quinze minutos! No Google Keep eu mantenho duas listas '15 minutos no computador' e '15minutos'. O que aponto nestas listas? Mini tarefas como 'organizar o ambiente de trabalho', 'fazer back-up de fotografias' e 'limpar o pó da sala', 'fotografar porta azul na rua X'. De dois em dois dias (de preferência) tiro quinze minutos (ou meia hora se quiser passar os olhos pelas duas listas) para fazer o máximo de tarefas que conseguir. (por exemplo, enquanto espero pelo o almoço, ou por alguém que vem ter a minha casa e ainda tenho esse tempinho extra) Por norma, faço muito mais do que estou à espera e facilito muito o meu dia-a-dia. Nestas listas eu coloco aquelas pequenas coisas que por vezes temos super preguiça de fazer porque não são assim tão importantes e adiamos, adiamos para sempre, mas sabe bem saber que as minhas fotografias estão a salvo no meu disco e que se procurar ficheiro X será mais fácil de encontrar, não é mesmo?

Projetos grandes

Tudo o que vou dizer a seguir, acho que vai contrariar um pouco das ideias que partilhei nos pontos anteriores, mas foi algo que experimentei e que me ajudou muito e achei que valia a partilha. Quando estava a trabalhar no meu projeto de final de curso senti necessidade de arranjar uma agenda em papel. Acabou por ser um pequeno bloco que era uma espécie de bíblia do meu projeto. De esboços, rabiscos, listas de coisas a fazer, coisas feitas, pesquisas a fazer, pessoas com quem falar. Como era um projeto um bocadinho maior do que estava habituada a fazer, envolvia muito mini tarefas, tarefas de dias (como pesquisa e reflexão sobre a mesma) muitas pessoas, exigia imenso da minha atenção e memória comecei a sentir-me ansiosa e pouco produtiva porque podia dedicar um dia inteiro ao projeto e sentir que não tinha avançado em nada: que não tinha feito nada! Por isso, senti necessidade de deixar o registo da evolução das coisas. Acho que diariamente isso é apenas lixo visual e então as aplicações que referi servem-me bem, pois depois de feito posso eliminar e não ser incomodada de novo com informação desnecessária.